Программное обеспечение для управления франшизой (англ. FMS  – Franchise Management Software, Franchise Management System) является средой, в которой владельцы франшизы (франчайзеры) и франчайзи могут взаимодействовать и сотрудничать; способствует расширению участия двух сторон в различных аспектах бизнеса, таких как маркетинг, продажи, брендинг, CRM, управление запасами, отчетность, операции и т.д. FMS главным образом устанавливает бизнес-правила и процессы на основе взаимного соглашения двух сторон, позволяет франчайзеру контролировать производительность на базе аналитики в реальном времени, а также осуществлять контроль над франчайзи, отслеживать тенденции, хранить данные о рынке для проведения дальнейшего анализа и бенчмаркинга. С другой стороны, франчайзи могут использовать программное обеспечение для автоматизации бизнес-операций, а также отслеживать результаты своей деятельности и предоставлять франчайзеру необходимые отчеты.

Задачи, которые позволяет решить система управления франчайзинговой сетью

ПО для управления франшизами может варьироваться от базовой розничной сети из нескольких поставщиков до продвинутых франчайзинговых решений с поддержкой большого количества сайтов и владельцев франшиз. Давайте подробнее рассмотрим проблемы, для решения которых предназначены эти системы.

Задачи

1. Автоматизация рабочего процесса и простое администрирование. Автоматизируя рабочие процессы, вы можете преобразовать повторяющиеся или малозначимые задачи в автономные операции, что позволит вашей команде сосредоточиться на приоритетных заданиях. Определив четкие границы рабочего процесса, вы сможете составить карты процессов, настроить триггеры для автоматической передачи и регистрации сообщений и последующих назначений, сформулировать стандартные действия и унифицировать оценки результатов работы. Автоматизация помогает упростить администрирование франчайзинговой структуры, позволяя управлять розничной сетью как единым предприятием.

2. Инвентарные запасы и оптимизация цепи поставок. Система управления франшизой обеспечивает франчайзеру значимость на корпоративном уровне, а также инструменты для реагирования на запросы клиентов. Заказы могут быть размещены исходя из минимального и максимального уровня запасов, и связаны с сетью поставок. Отдельные франчайзи могут получить доступ к данным о пополнении запасов и иметь полное представление об их поставках. Все звенья в розничной сети могут в полной мере знать, что происходит, сколько у них продукции, и предвидеть любые будущие нехватки и способы их предотвращения.

3. Рост продаж. Вы сможете увеличить продажи, заботясь о конечных потребителях и выстраивая отношения с клиентами. Франчайзи несут ответственность за качество конечного обслуживания покупателей в магазине, но хорошее программное обеспечение может помочь привлечь больше клиентов в торговые точки. Следовательно, системы для франшиз должны включать в себя инструменты удержания клиентов, такие как целевые скидки и программы лояльности, управление стимулированием сбыта, подарочные карты, отслеживание клиентов, отслеживание купонов и возврата товаров по всей франчайзинговой сети и т.д. В двух словах, чем больше продает каждая торговая точка, тем выше будет доход для всех сторон-участников.

4. Улучшение маркетинга франшизы. Франчайзи должны иметь возможность вести собственный ограниченный маркетинг, дающий каждому владельцу бизнеса больше гибкости и свободы. Программное обеспечение для управления франшизой позволяет отслеживать, улучшать и утверждать все кампании в режиме реального времени. Все маркетинговые идеи могут передаваться через сеть франчайзинга и согласовываться с главным офисом. Важно отслеживать происхождение ваших лидов (социальные сети, платные кампании, рекомендации и т. д.), количество лидов, генерируемых каждым каналом продвижения, и сравнивать эти данные с общими расходами по каждому источнику. CRM-системы, разработанные специально для франчайзинга, могут “подтягивать” лидов прямо из франчайзинговых порталов или от брокеров.

5. Бесконфликтная проверка франшиз. Штаб-квартира должна иметь возможность мониторить торговые точки в режиме реального времени и выявлять вероятные проблемные области, а также устанавливать цели управления и продаж для устранения любого рода проблем. Использование данных за прошлые периоды необходимо для раннего обнаружения проблем. Таким образом, фактические личные проверки происходят намного быстрее, нет нужды проводить их так часто.

6. Доступность и синхронизация данных между несколькими учетными записями и устройствами. Почти все системы управления франшизами – облачные и доступны со смартфонов и планшетов. В то же время они должны работать и в автономном режиме, чтобы данные можно было синхронизировать при восстановлении подключения к интернету.

7. Интеграция. Франчайзеры должны следить за ходом действий, который следует за  приобретением франшизы. Ваша CRM должна плавно интегрироваться с последующими этапами жизненного цикла франшизы. Надежная функция интеграции должна обеспечить согласованные API-интерфейсы, которые вводят/ выводят внешние данные для дальнейшего использования. Система управления франшизой также должна иметь встроенную цифровую подпись и быть совместимой с программами учета и платежными системами.

8. Отчетность и аналитика. Владельцы бизнеса должны получать информацию о том, привлекают ли они нужную целевую аудиторию, могут ли они превратить квалифицированные лиды в выгодные возможности и успешно заключать сделки, насколько эффективно они работают, какие области нуждаются в улучшении и достигают ли они своих финансовых целей. Следовательно, нужна мощная система бизнес-аналитики, которая взаимодействует с CRM-компонентами франшизы и может обеспечить трекинг в реальном времени и общую архитектуру отчетности на локальном и корпоративном уровне.

9. Брендинг-контроль и последовательное донесение имиджа бренда. Центральный интерфейс, как правило, предназначен для сообщения информации о продукте всей розничной сети, что предотвращает размещение несогласованного контента отдельными точками; центральный офис может предоставлять своим франчайзи фирменные шаблоны, и они могут свободно кастомизировать их при необходимости.

10. Обучение. Вам нужно обучать своих франчайзи, чтобы помочь им решить возможные проблемы со знаниями и навыками.

11. Аппаратная поддержка POS и кассы. POS-системы имеют решающее значение для любого бизнеса в сфере розничной торговли и услуг, поскольку они являются “воротами”, через которые поступают деньги. Поэтому предпочтительно выбирать программное обеспечение, которое легко настраивать и поддерживающее широкий спектр физических интерфейсов, включая ОС Windows, Android, iOS и специализированное POS-оборудование, например, POS-терминалы.

Ключевые возможности программного обеспечения для управления франшизой

Комплексная система управления франшизой обладает всеми преимуществами ПО для управления розничной сетью и помогает сбалансировать, с одной стороны, целостность франчайзинговой сети, а с другой – свободу принятия решений отдельными франчайзи. Какими функциями должна обладать хорошая система управления франшизой? Мы рассмотрели некоторые из самых популярных решений – давайте же выясним это.

Интранет. Защищенный интранет содержит центральное хранилище всей документации по управлению вашим брендом. Эта функция важна, поскольку она позволяет поддерживать контроль версий вашей документации и гарантировать, что все франчайзи имеют доступ и работают исходя из наиболее актуальных параметров брендинга. Единственной альтернативой этой функции являются ручные проверки и отслеживание. Некоторые популярные системы управления сетью франчайзинга поддерживают модуль Интранет, например, Chetu и ​​FranchiseSoft. Интранет-модуль системы FranchiseSoft имеет общие для всей франшизы цифровые и приватные библиотеки, и поддерживает интеграцию со сторонними приложениями, обмен сообщениями и многое другое. Chetu поддерживает интегрированную систему управления документами (DMS), новостные ленты и форумы для франчайзи.

Управление операциями. Центральное ядро ​​любой системы управления франшизой. Некоторые системы управления франшизой, например, Naranga имеет отдельный модуль управления операциями. Ncompass от Naranga - это унифицированный инструмент, позволяющий разрабатывать, управлять и поддерживать целостную сеть с множеством пользователей (торговых точек), а также эффективно общаться и взаимодействовать с вашими командами. Другие системы могут не иметь отдельного модуля, но также поддерживают отчеты в реальном времени, информационные панели, тикеты, показатели производительности и т. д.

Naranga пример

CRM. Некоторые поставщики ПО, такие, как Chetu, FranchiseSoft или ChainSync, предоставляют индивидуальные CRM-решения для франшиз, в то время как другие поддерживают сторонние интеграции. Naranga имеет отдельный модуль управления лидами, который позволяет мгновенно собирать и распределять лиды, отслеживать эффективность продаж, измерять эффективность источника лидов и многое другое.

Маркетинговые инструменты. Системы управления франшизой в большинстве случаев имеют отдельный маркетинговый модуль, или их поставщики предоставляют индивидуальные решения для цифрового маркетинга. Маркетинговый модуль ChainSync поддерживает интеграцию CRM, “капельный” email-маркетинг и имеет библиотеку ресурсов с утвержденными маркетинговыми активами. FranchiseSoft предоставляет встроенные функции автоматизации маркетинга с помощью статических или динамических групп, пользовательских шаблонов маркетинга, отдельной маркетинговой аналитики и т. д. Интересной особенностью Naranga является ее модуль для локального маркетинга с доступом к тысячам мобильных приложений и партнеров в социальных сетях.

Управление/расчет роялти. Такие функции, как автоматический расчет роялти, настраиваемая отчетность по роялти (роялти могут быть установлены в зависимости от местоположения, продукта или услуги) и многое другое. Данные о продажах можно собирать различными способами: с помощью открытых API, собственной CRM или из POS-систем (ChainSync), через встроенные механизмы BI, POS-данные (Chetu). Отчеты о роялти и инструменты для отслеживания роялти также должны поддерживаться.

Финансовый учет. Модуль для отслеживания финансовых данных всех видов на основе ключевых показателей финансовой деятельности, генерации счетов (инвойсов), управления лицензионными соглашениями, прогнозирования, перечисления электронных платежей и многого другого.

Обучение персонала. Вы можете создавать онлайн-модули обучения, задания и тесты с выбранными вами форматами, отслеживать результаты или создавать репозиторий со всеми вашими руководствами по эксплуатации франшизы и часто задаваемыми вопросами (ChainSync) и т. д. Некоторые системы, например, FranchiseSoft имеют встроенный модуль LMS для обучения сотрудников. Naranga имеет учебный модуль, который использует только видео и визуальный контент.

FranchiseSoft  пример

Планирование. Этот модуль обычно включает функции, позволяющие франчайзи организовывать и планировать свой персонал, команды, помещения, транспортные средства и другие ресурсы; профилирование ресурсов, автоматизированное планирование заданий, управление событиями и многое другое.

Полевые аудиты. Функция, необходимая для обеспечения максимальной эффективности работы каждого франчайзи. Она позволяет просматривать чек-листы и аудиты онлайн, планировать аудиты и оценивать их эффективность.

Электронная коммерция. Этот модуль может быть полезен для ваших франчайзи, поскольку он упрощает процесс заказа предметов снабжения. Вы можете создать фирменный сайт и онлайн-каталог, отслеживать и управлять поставками в режиме реального времени или связываться с поставщиками.

И этот список можно продолжить. Что делать, если вас не устраивает готовая SaaS- FMS? Читайте о кастомных программах для управления франшизой или свяжитесь с нами для консультации.

Готовое решение или индивидуальная разработка? Делимся ответом

Все будет зависеть от потребностей вашего бизнеса, занимаемой ниши, в которой вы работаете, потенциала рынка, ваших финансовых возможностей.

Современные готовые решения предлагают достаточно широкий набор возможностей для управления франшизами. Однако, как видим даже из этого обзора, все эти решения в основном облачные, что несет за собой как преимущества (хостинг, синхронизацию данных, обновления и т.д. берет на себя вендор), так и риски. Среди главных рисков использования облачных решений – безопасность данных и соблюдение регуляторных процедур (в частности, GDPR, Guidance on cloud outsourcing), возможность возникновения проблем с поставщиком услуг и финансовые риски. Если к тому же у вас имеются специфические требования к системе, или вы делаете, или хотите делать что-то уникальное, типовые решение вам, скорее всего, не подойдут.

Кастомная разработка – это всегда дорого, но в результате вы получите систему, заточенную под ваши индивидуальные требования. К тому же, вы можете сами выбрать тот формат поставки ПО, который будет подходить именно вам, будь то «коробочное» решение, SaaS или же вы решите остаться на облаке. 

Мы создали систему FMS, которая была разработана для автоматизации основных бизнес-процессов и процессов маркетинга сети ресторанов в разных странах. Ее можно развернуть на ваших серверах и доработать согласно вашим требованиям. Свяжитесь с нами и запросите демоверсию!

Внедрение системы управления франшизой: шаг за шагом

Процесс внедрения программного обеспечения по управлению франшизой можно описать как пять простых шагов:

1. Изучите ваши потребности. Шаг первый — определить общие потребности вашей франшизы и идентифицировать области, которые нуждаются в улучшении. Без знания своих бизнес-процессов и потребностей вы не сможете выбрать практическое решение и соответствующий функционал.

2. Выберите инструменты и модули предпочитаемого вами ПО для управления франшизой. Кроме этого, помните, что даже если ваша франшиза на данный момент включает только франчайзи с единичным магазином, программное обеспечение должно быть готово для поддержки нескольких групп магазинов из франшизы, то есть должно поддерживать операции на нескольких сайтах.

3. Используйте шаблоны. Система управления франшизой должна содержать рабочие шаблоны, которые помогут вам наметить и документировать ваши процедуры, если вы этого еще не сделали. Шаблоны, как правило, включают в себя рекомендации по бренду франшизы, шаблоны пособий по продажам для франчайзи, шаблоны смет для групп обслуживания на местах, шаблоны расписаний и заработной платы, расчеты роялти, включая шаблоны для оптимизации сбора роялти по франшизе и т. д.

4. Внедрение ПО. На этом этапе вам, скорее всего, будет помогать поставщик вашей системы.

5. Подготовка команды. Предоставьте своим франчайзи знания, отношение и ресурсы, необходимые им для построения успешной работы, начиная с первого дня, проведенного в вашем бизнесе. Преуспеют они – преуспеете и вы.

Способы настройки франчайзинга с использованием программного обеспечения могут быть централизованными или полуцентрализованными:

  • Централизованный: франчайзер имеет полный контроль, идентичные инвентарные запасы, общие правила и общих клиентов;
  • Полуцентрализация: у франчайзи есть свобода, общий основной инвентарный учет, уникальные правила магазина, собственные клиенты.

Владельцам бизнеса предоставляется полный набор инструментов, позволяющих упростить процесс обучения франчайзи и отслеживать их жизненные циклы, чтобы убедиться, что они следуют стандартным процедурам (бизнес-процессы, чек-листы, процедуры и управление операциями). Отдельные франчайзи получают доступ к системе «под ключ» для обучения, адаптации и управления операциями, которая помогает им с меньшими усилиями запустить собственный ресторан (включает набор бизнес-процессов для обучения сотрудников, инструменты для автоматического планирования, управления операциями, программы лояльности, и т.д.).

Если вы заинтересованы узнать больше об этом или других наших проектах, не стесняйтесь обратиться к нам. Если у вас есть конкретные идеи о том, как вывести ваш бизнес на новую высоту или вы хотите заказать индивидуальную систему для управления сетью франчайзинга и нужна экспертная оценка вашего проекта, мы будем рады в этом помочь.

27.03.2020
Используемые в статье картинки взяты из открытых источников и используются как иллюстрации.