.png)
Програмне забезпечення для управління франшизою (англ. FMS - Franchise Management Software, Franchise Management System) — середовище, в якому власники франшизи (франчайзери) і франчайзі можуть взаємодіяти і співпрацювати; сприяє розширенню участі двох сторін у різних аспектах бізнесу, таких як маркетинг, продаж, брендинг, CRM, управління запасами, звітність, операції та інші. FMS головним чином встановлює бізнес-правила і процеси на основі взаємної угоди двох сторін, дозволяє франчайзеру контролювати продуктивність на базі аналітики в реальному часі, а також здійснювати контроль над франчайзі, відстежувати тенденції, зберігати дані про ринок для проведення подальшого аналізу і бенчмаркінгу. З іншого боку, франчайзі можуть використовувати програмне забезпечення для автоматизації бізнес-операцій, а також відстежувати результати своєї діяльності та надавати франчайзеру необхідні звіти.
ПЗ для управління франшизами може варіюватися від базової роздрібної мережі з декількох постачальників до просунутих франчайзингових рішень із підтримкою великої кількості сайтів і власників франшиз. Давайте детальніше розглянемо проблеми, для вирішення яких призначені ці системи.
1. Автоматизація робочого процесу і просте адміністрування. Автоматизуючи робочі процеси, ви можете перетворити повторювані або малозначущі завдання в автономні операції, що дозволить вашій команді зосередитися на пріоритетних завданнях. Визначивши чіткі межі робочого процесу, ви зможете скласти карти процесів, налаштувати тригери для автоматичної передачі та реєстрації повідомлень і наступних призначень, сформулювати стандартні дії і уніфікувати оцінки результатів роботи. Автоматизація допомагає спростити адміністрування франчайзингової структури, дозволяючи управляти роздрібною мережею як єдиним підприємством.
2. Інвентарні запаси й оптимізація ланцюга постачань. Система управління франшизою забезпечує франчайзеру значимість на корпоративному рівні, а також інструменти для реагування на запити клієнтів. Замовлення можуть бути розміщені виходячи з мінімального і максимального рівня запасів, і пов'язані з мережею поставок. Окремі франчайзі можуть отримати доступ до даних про поповнення запасів і мати повне уявлення про їх постачання. Усі ланки в роздрібній мережі можуть у повній мірі знати, що відбувається, скільки у них продукції, і передбачити будь-які майбутні проблеми з нестачею, маючи на готові способи їх запобігання.
3. Зростання продажів. Ви зможете збільшити продажі, піклуючись про кінцевих споживачів і вибудовуючи стосунки з клієнтами. Франчайзі несуть відповідальність за якість кінцевого обслуговування покупців в магазині, але гарне програмне забезпечення може допомогти залучити більше клієнтів у торгові точки. Отже, системи для франшиз повинні включати інструменти утримання клієнтів, такі як цільові знижки і програми лояльності, управління стимулюванням збуту, подарункові карти, відстеження клієнтів, відстеження купонів і повернення товарів по всій франчайзингової мережі і т. д. Двома словами, чим більше продає кожна торгова точка, тим вище буде дохід для всіх сторін-учасників.
4. Поліпшення маркетингу франшизи. Франчайзі повинні мати можливість вести власний обмежений маркетинг, що дає кожному власникові бізнесу більше гнучкості і свободи. Програмне забезпечення для управління франшизою дозволяє відстежувати, покращувати і затверджувати всі кампанії у режимі реального часу. Всі маркетингові ідеї можуть передаватися через мережу франчайзингу і погоджуватися з головним офісом. Важливо відстежувати походження ваших лідів (соціальні мережі, платні кампанії, рекомендації тощо), Кількість лідів, що генеруються кожним каналом просування, і порівнювати ці дані з загальними витратами по кожному джерелу. CRM-системи, розроблені спеціально для франчайзингу, можуть "підтягувати" лідів прямо з франчайзингових порталів або від брокерів.
5. Безконфліктна перевірка франшиз. Штаб-квартира повинна мати можливість моніторити торгові точки в режимі реального часу і виявляти ймовірні проблемні області, а також встановлювати цілі управління і продажів для усунення будь-якого роду проблем. Використання даних за минулі періоди необхідно для раннього виявлення проблем. Таким чином, фактичні особисті перевірки відбуваються набагато швидше, немає потреби проводити їх так часто.
6. Доступність і синхронізація даних між декількома обліковими записами і пристроями. Майже всі системи управління франшизами - хмарні і доступні зі смартфонів і планшетів. У той же час вони повинні працювати і в автономному режимі, щоб дані можна було синхронізувати при відновленні підключення до інтернету.
7. Інтеграція. Франчайзери повинні стежити за ходом дій, що слідує за придбанням франшизи. Ваша CRM повинна плавно інтегруватися з наступними етапами життєвого циклу франшизи. Надійна функція інтеграції повинна забезпечити узгоджені API-інтерфейси, що вводять/виводять зовнішні дані для подальшого використання. Система управління франшизою також повинна мати вбудований цифровий підпис і бути сумісною з програмами обліку та платіжними системами.
8. Звітність та аналітика. Власники бізнесу повинні отримувати інформацію про те, чи залучають вони потрібну цільову аудиторію, чи можуть вони перетворити кваліфіковані ліди у вигідні можливості й успішно укладати угоди, чи працюють вони добре, які області потребують поліпшення і чи досягають вони своїх фінансових цілей. Отже, потрібна потужна система бізнес-аналітики, що взаємодіє з CRM-компонентами франшизи і може забезпечити трекінг у реальному часі і загальну архітектуру звітності на локальному і корпоративному рівні.
9. Брендинг-контроль і послідовне донесення іміджу бренду. Центральний інтерфейс, як правило, призначений для повідомлення інформації про продукт всієї роздрібної мережі, що запобігає розміщення неузгодженого контенту окремими точками; центральний офіс може надавати своїм франчайзі фірмові шаблони, і вони можуть вільно кастомизировать їх при необхідності.
10. Навчання. Вам потрібно навчати своїх франчайзі, щоб допомогти їм вирішити можливі проблеми зі знаннями і навичками.
11. Апаратна підтримка POS і каси. POS-системи мають вирішальне значення для будь-якого бізнесу у сфері роздрібної торгівлі та послуг, оскільки вони "ворота", через які надходять гроші. Тому варто обирати програмне забезпечення, що легко налаштовувати і підтримує широкий спектр фізичних інтерфейсів, включаючи ОС Windows, Android, iOS і спеціалізоване POS-обладнання, наприклад, POS-термінали.
Комплексна система управління франшизою володіє всіма перевагами ПЗ для управління роздрібною мережею і допомагає збалансувати, з одного боку, цілісність франчайзингової мережі, а з іншого - свободу прийняття рішень окремими франчайзі. Якими функціями повинна володіти хороша система управління франшизою? Давайте з'ясуємо. Ми розглянули деякі з найбільш популярних рішень.
Інтранет. Захищений інтранет містить центральне сховище всієї документації з управління вашим брендом. Ця функція важлива, оскільки вона дозволяє підтримувати контроль версій вашої документації і гарантувати, що всі франчайзі мають доступ і працюють виходячи з найбільш актуальних параметрів брендингу. Єдиною альтернативою цієї функції є ручні перевірки і відстеження. Деякі популярні системи управління мережею франчайзингу підтримують модуль Інтранет, наприклад, Chetu і FranchiseSoft. Інтранет-модуль системи FranchiseSoft має загальні для всієї франшизи цифрові і приватні бібліотеки, і підтримує інтеграцію зі сторонніми додатками, обмін повідомленнями і багато іншого. Chetu підтримує інтегровану систему управління документами (DMS), новинні стрічки і форуми для франчайзі.
Керування операціями. Центральне ядро будь-якої системи управління франшизою. Деякі системи управління франшизою, наприклад, Naranga має окремий модуль управління операціями. Ncompass від Naranga - уніфікований інструмент, що дозволяє розробляти, управляти і підтримувати цілісну мережу з безліччю користувачів (торгових точок), а також ефективно спілкуватися і взаємодіяти з вашими командами. Інші системи можуть не мати окремого модуля, але також підтримують звіти в реальному часі, інформаційні панелі, тікети, показники продуктивності тощо.
CRM. Деякі постачальники ПЗ, такі, як Chetu, FranchiseSoft або ChainSync, надають індивідуальні CRM-рішення для франшиз, у той час як інші підтримують сторонні інтеграції. Naranga має окремий модуль управління лідами, що дозволяє миттєво збирати і розподіляти ліди, відстежувати ефективність продажів, вимірювати ефективність джерела лідів і багато іншого.
Маркетингові інструменти. Системи управління франшизою здебільшого мають окремий маркетинговий модуль, або їхні постачальники надають індивідуальні рішення для цифрового маркетингу. Маркетинговий модуль ChainSync підтримує інтеграцію CRM, "крапельний" email-маркетинг і має бібліотеку ресурсів до затверджених маркетинговими активами. FranchiseSoft надає вбудовані функції автоматизації маркетингу за допомогою статичних або динамічних груп, призначених для користувача шаблонів маркетингу, окремої маркетингової аналітики та іншого. Цікавою особливістю Naranga є її модуль для локального маркетингу з доступом до тисяч мобільних додатків і партнерів у соціальних мережах.
Управління/розрахунок роялті. Такі функції, як автоматичний розрахунок роялті, що настроюється звітність за роялті (роялті можуть бути встановлені в залежності від місця розташування, продукту або послуги) і багато іншого. Дані про продажі можна збирати різними способами: за допомогою відкритих API, власної CRM або з POS-систем (ChainSync), через вбудовані механізми BI, POS-дані (Chetu). Звіти про роялті та інструменти для відстеження роялті також повинні підтримуватися.
Фінансовий облік. Модуль для відстеження фінансових даних всіх видів на основі ключових показників фінансової діяльності, генерації рахунків (інвойсів), управління ліцензійними угодами, прогнозування, перерахування електронних платежів і багато чого іншого.
Навчання персоналу. Ви можете створювати онлайн-модулі навчання, завдання і тести з вибраними вами форматами, відстежувати результати або створювати репозиторій з усіма вашими посібниками з експлуатації франшизи і часто вживаними питаннями (ChainSync). Деякі системи, наприклад, FranchiseSoft мають вбудований модуль LMS для навчання співробітників. Naranga має навчальний модуль, що використовує тільки відео і візуальний контент.
Планування. Цей модуль зазвичай включає функції, що дозволяють франчайзі організовувати і планувати свій персонал, команди, приміщення, транспортні засоби та інші ресурси; профілювання ресурсів, автоматизоване планування завдань, управління подіями і багато іншого.
Польові аудити. Функція, необхідна для забезпечення максимальної ефективності роботи кожного франчайзі. Вона дозволяє переглядати чек-листи й аудити онлайн, планувати аудити й оцінювати їхню ефективність.
Електронна комерція. Цей модуль може бути корисний для ваших франчайзі, оскільки він спрощує процес замовлення предметів постачання. Ви можете створити фірмовий сайт і онлайн-каталог, відстежувати і керувати поставками або зв'язуватися з постачальниками в режимі реального часу.
І цей список можна продовжити. Що робити, якщо вас не влаштовує готова SaaS- FMS? Читайте про кастомні програми управління франшизою або зв'яжіться з нами для консультації.
Усе залежитиме від потреб вашого бізнесу, займаної ніші, в якій ви працюєте, потенціалу ринку, ваших фінансових можливостей.
Сучасні готові рішення пропонують досить широкий набір можливостей для управління франшизами. Однак, як бачимо навіть із цього огляду, всі рішення в основному хмарні, що несе за собою як переваги (хостинг, синхронізацію даних, оновлення і т.д. бере на себе вендор), так і ризики. Серед головних ризиків використання хмарних рішень - безпека даних і дотримання регуляторних процедур (зокрема, GDPR, Guidance on cloud outsourcing), можливість виникнення проблем із постачальником послуг і фінансові ризики. Якщо до того ж у вас є специфічні вимоги до системи, або ви робите, або хочете робити щось унікальне, типові рішення вам, швидше за все, не підійдуть.
Кастомними розробка - це завжди дорого, але в результаті ви отримаєте систему, заточену під ваші індивідуальні вимоги. До того ж, ви можете самі обрати той формат поставки ПЗ, який буде підходити саме вам, будь то «коробочки» рішення, SaaS або ж ви вирішите залишитися на хмарі.
Ми створили систему FMS, що була розроблена для автоматизації основних бізнес-процесів і процесів маркетингу мережі ресторанів у різних країнах. Її можна розгорнути на ваших серверах і доопрацювати відповідно до ваших вимог. Зв'яжіться з нами і запросіть демоверсію!
Процес впровадження програмного забезпечення з управління франшизою можна описати п'ятьма простими кроками:
1. Вивчіть ваші потреби. Крок перший - визначити загальні потреби вашої франшизи й ідентифікувати області, котрі потребують поліпшення. Без розуміння своїх бізнес-процесів і потреб ви не зможете вибрати практичне рішення і відповідний функціонал.
2. Оберіть інструменти і модулі ПЗ, яким надаєте перевагу, для управління франшизою. Крім цього, пам'ятайте: навіть якщо ваша франшиза на даний момент включає тільки франчайзі з одиничним магазином, програмне забезпечення повинно бути готове для підтримки декількох груп магазинів із франшизи, тобто має підтримувати операції на декількох сайтах.
3. Використовуйте шаблони. Система управління франшизою повинна містити робочі шаблони, що допоможуть вам намітити і документувати ваші процедури, якщо ви цього ще не зробили. Шаблони, як правило, містять рекомендації щодо бренду франшизи, шаблони посібників із продажу для франчайзі, шаблони кошторисів для груп обслуговування на місцях, шаблони розкладів і заробітної плати, розрахунки роялті, у тому числі шаблони для оптимізації збору роялті по франшизі тощо.
4. Впровадження ПЗ. На цьому етапі вам, швидше за все, буде допомагати постачальник вашої системи.
5. Підготовка команди. Надайте своїм франчайзі знання, ставлення та ресурси, необхідні їм для побудови успішної роботи, починаючи з першого дня, проведеного в вашому бізнесі. Досягнуть успіху вони - матимете успіх і ви.
Способи налаштування франчайзингу з використанням програмного забезпечення можуть бути централізованими або полуцентралізованимі:
Власникам бізнесу надається повний набір інструментів, що дозволяють спростити процес навчання франчайзі та відстежувати їхні життєві цикли, щоб переконатися, що вони слідують стандартним процедурам (бізнес-процеси, чек-листи, процедури й управління операціями). Окремі франчайзі отримують доступ до системи «під ключ» для навчання, адаптації та управління операціями, що допомагає їм із меншими зусиллями запустити власний ресторан (включає набір бізнес-процесів для навчання співробітників, інструменти для автоматичного планування, управління операціями, програми лояльності тощо).
Якщо ви зацікавлені дізнатися більше про FMS або про інші наші проектах, не соромтеся звернутися до нас. Якщо у вас є конкретні ідеї про те, як вивести ваш бізнес на нову висоту або ви хочете замовити індивідуальну систему для управління мережею франчайзингу і потрібна експертна оцінка вашого проекту, ми будемо раді у цьому допомогти.
