Автоматизация аптек и аптечных сетей: требования и обзор программных продуктов

Любая аптека – сложное коммерческое предприятие, ключевая особенность которого – сам продукт. Аптекам и аптечным складам приходится работать с огромной номенклатурой: препараты поступают в разных дозировках и лекарственных формах, разница в ценовых предложениях от разных дистрибьюторов и производителях, необходимость отслеживать и переоценивать остатки на складе, и т.п. как в любом крупном retail’е, но дополнительно присутствует государственный контроль за ценообразованием и специфические модели свойственные именно фарм. бизнесу – все эти процессы можно и нужно автоматизировать.

Проблемы, которые должна решить программа для автоматизации аптек

Комплексные программы для автоматизации аптек и аптечных сетей, как правило, состоят из отдельных модулей, каждый из них отвечает за автоматизацию тех или иных задач или процессов аптек и аптечных сетей.

Проблемы, которые решает программа автоматизации аптек

Вот то, с чем точно придётся столкнуться при автоматизации фармацевтики:

1. АТХ (анатомо-терапевтическо-химическая) или АТС (от Anatomical Therapeutic Chemical) классификация и подбор лекарства по симптомам/заболеваниям. Нужно поддерживать соответствие данной классификации. При этом конечный потребитель не ищет по критерию АТХ/ АТС – он ищет по симптомам или заболеваниям. Соответственно, система должна позволять иметь параллельно 2-3-4 дерева категорий (систем классификации), чтобы было удобно искать нужное лекарство или товар.

2. Ценообразование. Есть товары, которые продаются по разным ценовым моделям: часть – со скидками, часть подвержена госрегулированию и не может продаваться по ценам “дороже, чем” или “наценка не выше, чем Х%”. Также есть товары, которые продаются по моделям “производитель спонсирует скидку”, при которых разницу между розничной и экономически обоснованной ценой покрывает поставщик.

В зависимости от стадии жизненного цикла аптеки также нужно управлять ценовой политикой. Если аптека только открывается – в ней больше акций. Если рядом с аптекой есть сильный конкурент – то же самое.

Таким образом, ценообразование для аптечной сети – это непростая задача, и система автоматизации аптечного бизнеса должна давать возможность управлять моделями ценообразования, давать аналитику об эффективности отдельных моделей и категорий товаров, и – крайне желательно – видеть прогнозы по прибыльности/ убыточности перед переоценкой.

3. Учет и пересчет цены на лету. В аптечных сетях применяются разные модели учета и переучета. Это и партионный учет, и переучет по расписанию, и переучет при наступлении внешних событий (изменение курса доллара, изменение регуляторных норм и т.п.), истечение срока годности товара. Соответственно, учет, переоценка остатков, динамическое ценообразование, оперативный дозаказ товаров и транспортная логистика как внутри сети, так и от поставщиков должны быть учтены.

4. Программы лояльности и акции. Аптеки всё больше переходят на скидочные и бонусные программы с персональными условиями для каждого клиента, основанными на его прошлых покупках, вероятных диагнозах и т.п. Для клиента удобно получать персональные предложения на товары, которые он часто или регулярно потребляет. Для аптеки выгодно делать акционные пакеты, которые будут выгодны для клиентов и при этом помогают продать товары, которые нужно продать.

5. Открытые API и безопасность. Современная система, с одной стороны, должна быть полностью открыта для интеграции по API. Например, для того, чтобы страховая компания могла делать заказ по API, а не звонить на колл-центр аптечной сети. C другой стороны, важна безопасность данных и защищенность операций.

6. Оффлайн-работа систем. Не смотря на то, что 4G (LTE) и 5G сети меняют возможности для доступа в сеть, проблема оффлайн-работы до сих пор актуальна. Ваши ключевые операции: работа с кассой, работа программы лояльности - должны не зависеть от доступа к сети, операции должны совершаться даже при отсутствии сигнала и синхронизация должна происходить в момент когда соединения восстановлено.

7. Встроенная система заказа поставщикам. На данный момент импорт и экспорт прайс-листов автоматизируются при помощи кодов Морион – коды медикаментов в каталоге одноименной компании. Они являются практически аналогом государственных кодов и самыми распространенными на фармацевтическом рынке. Для аптеки важно иметь возможность быстро получать прайс-листы и формировать заказы на основании оптимальной цены. Примерами инструментов автоматизации фармзаказов являются LIKIS или его аналоги, позволяющие совершать подбор поставщиков по заданным критерям: как правило, это минимальная цена.

8. Интеграция с аптечными агрегаторами. Такие сервисы, как Liki24, Tabletki.ua, MedBrowse, Аптека911 и др. позволяют покупателям находить лекарства в ближайших аптеках, заказывать их онлайн, проверять наличие товара или связываться с аптеками, оформлять доставку. Вы можете не только размещать свои прайс-листы и товарные предложения, но и мониторить активность конкурентов.

9. Поддержка программы “Доступные лекарства” (“Доступні ліки”). Если аптека является участником государственной программы “Доступні ліки”, должен вестись учет возмещения стоимости лекарственных средств, которые пациенты получают в рамках этой программы бесплатно.

10. Поддержка кассового оборудование. Возможность подключения и работы с кассовым и фискальным оборудованием: сканеры штрих-кодов, принтеры этикеток, регистраторы расчетных операций, POS-системы и пр.

11. Интернет-аптека. Важно не только создать сайт аптеки, но и проработать все необходимые интеграции с уже существующими системами учета (например, 1С) и автоматизации для своевременного автоматического обновления данных, подключить CMS или ERP-систему. Все компоненты должны быть совместимыми.

Какое есть готовое ПО для автоматизации аптек и аптечных сетей

Мы подобрали для вас несколько примеров популярных программ для автоматизации аптек, представленных на рынке Украины и ближнего зарубежья. За основу мы брали такие характеристики, как известность ПО, функциональные возможности и максимальное соответствие требованиям и задачам ведения аптечного бизнеса. Давайте подробнее узнаем о том, что же эти программы умеют.

Системы для аптек

Программный комплекс “Аптека” – программный продукт для автоматизации одиночных аптек и аптечных сетей. Функциональные возможности делятся на блоки:

провизору: интуитивно понятный интерфейс, удобный поиск (по штрих-коду, коду партии, названию или производителю), полная информация о товаре, аналогах и синонимах, онлайн-остатки, дисконтные программы, больничные рецепты и страховые компании, учет франшизы, работа с врачами, кассовая книга;
заведующему: автоматическое распознавание по кодам Морион, входной контроль, автоматическая наценка, массовая переоценка и инвентаризация без остановки продаж, онлайн-резервирование товара, формирование исходящих документов и многое другое;
менеджеру: автоматический импорт документов из электронной почты, автоматический расчет потребности, распределение накладных по аптеках по фильтру, оптимизация остатков между подразделениями, автоматическое распределение по поставщикам;
кроме этого – блоки для маркетолога, аналитика (кубы данных OLAP, выгрузка данных в BI и т.д.), кастомизация отчетности, совместимость с программами бухучета, контроль работников аптеки, динамика изменения ключевых показателей работы аптеки и т.д.

Программа позволяет перенести данные с других систем учета, справочники обновляются ежедневно, регулярные обновления версии ПО.

1С:Аптека – решение для автоматизации как одиночной аптеки или киоска, так и сетей аптек. В варианте "1С:Аптека для Украины" расширяет функциональные возможности типового решения "1С:Розница для Украины" для работы со специфическим ассортиментом (лекарственные средства, товары медицинского назначения) и бизнес-процессами (посерийный учет лекарственных средств, контроль фальсификатов и сроков годности, контроль правил ценообразования и т.д.). Основные функциональные блоки:

структура розничной сети. Программа позволяет работать в режиме распределенных информационных баз (РИБ) на двух уровнях: по аптекам и по рабочим местам операциониста;
учет операций по нескольким организациям;
ведение справочника номенклатуры. Учет по сериям лекарственных препаратов, возможность сохранять дополнительные сведения о препаратах (ставка НДС, страна происхождения и пр.), раздельный учет движения товаров, учет аналогов, контроль фальсифицированных и средств с истекшим сроком годности, штриховое кодирование и т.д;
управление ценообразованием и блок управления скидками;
учет товародвижения;
оформление продаж;
управление персоналом;
система отчетности и анализа деятельности предприятия;
блок работы с торговым оборудованием.

Наряду с поддержкой РИБ, программа поддерживает интеграции с внешними информационными и учетными системами 1С.

Парацельс – программа для автоматизации аптек, является одной из самых популярных в Украине благодаря соотношению функционал-цена. Подходит для автоматизации одиночных аптек или небольших сетей. Основные возможности программы:

готовая база препаратов на 32000 позиций (нет необходимости заносить вручную, как в программе “1С:Аптека”, например) и база аналогов;
поддержка кодов Морион;
автоматическое оприходование накладных от поставщиков;
автоматические наценки (регулировка наценки, ЦРГ);
инвентаризация без остановки продаж;
фармзаказ, сравнение цен поставщиков и выбор минимальной цены (аналог LIKIS);
электронные рецепты, поддержка программы “Доступні ліки”, социальных программ;
генератор отчетов, модуль отчетности и аналитики;
модуль работы с дисконтными картами;
перенос данных с других систем отчетности (“1С:Аптеки”, “Аптеки” Морион и т.д.);
модуль обмена данными с 1С;
возможность подключения и работы кассовой техники и фискальных регистраторов.

В отличие от “1С:Аптека”, программа была разработана изначально для аптек, а не розничной торговли.

Скарб – программа для автоматизации аптек и аптечных сетей с поддержкой всех функций учета: от первичного прихода, реализации и до оптимального заказа товара. В “Скарбе” автоматизация осуществляется с точки зрения складского бухгалтерского учета. Основные функциональные возможности:

наличие готовой базы препаратов (порядка 20 000 позиций) с аналогами и действующими ограничениями наценки;
автоматическое “подтягивание” приходных накладных, импорт прайсов поставщиков;
управление наценками, контроль предельных наценок и цен, регулируемых государством;
управление товарами: при приходе контролируются запрещенные серии, сроки реализации, наценивание товаров отдельно и по группам, переброс товара на отдельные склады и аптечные пункты, переоценка и дооценка (автоматическая и вручную);
автоматическое формирование дефектуры при заказе товаров;
розничная продажа: поиск препаратов по штрих-коду (внутреннему и заводскому), базе, цене и т.д.;
отчетность, в т.ч. отчеты по минимальным остаткам, статистика продаж, закупок, прогнозирование и пр.;
есть обмен данными с 1С:Бухгалтерия, однако, выгружаются только одиночные позиции (1 шт. на n-ную сумму), а не детализированные;
модуль работы с дисконтными картами;
подключение кассового оборудования и др.

Есть дополнительные модули (приобретаются отдельно), некоторые обязательные обновления также являются платными.

АНР-Аптека – автоматизированная система управления бизнес-процессами для розничных фармацевтических предприятий. Реализована на базе “1С:Предприятие 8.2”, изначально была разработана для автоматизации аптечной сети. Основные модули:

оприходование товара: серийный учет, входной контроль, контроль бракованных и запрещенных серий, возврат поставщику, хранение электронных сертификатов качества, ценообразование и управление наценками, расчет себестоимости и др.;
предпродажная подготовка: печать ценников, этикеток, локальное кодирование, штрих-коды;
перемещение между местами хранения: с отдела запасов в торговый зал, формирование накладных на основании дефектур и пр;
модуль инвентаризации;
модуль переоценки товара: уценка, дооценка;
списание (с указанием основания);
управление скидками: рецепты, работа с врачами, страховыми компаниями и пр.;
розничная реализация: поиск товаров, в т.ч. заменителей, идентификация по названию, штрих-коду и локальному коду, резервирование товара, ведение карточек покупателей, возврат от покупателей и др.
модуль ведения безналичного расчета;
касса;
работа с поставщиками: договора, графики платежей, банковская выписка;
экспорт данных на внешние системы;
обмен данными между базовой и удаленными аптеками;
отчетность.

Дополнительные модули, например: электронные торговые накладные, управление товарными запасами, формирование заказов поставщикам, взаиморасчеты, дисконтная программа и другие – приобретаются отдельно.

Мы посмотрели также русскоязычный софт в соседних странах. На рынке РФ представлено довольно большое количество программ для автоматизации аптек и аптечных сетей. Они все поддерживают примерно тот же набор возможностей, мы выбрали пару интересных, которые отличаются.

ИнфоАптека – поддерживает маркировку лекарственных препаратов (одно из требований для ведения мониторинга движения ЛП в РФ), а также:

автоматическая расценка товара и контроль наценок, которые не позволят выйти за установленные нормативными актами пределы при формировании стоимости товаров;
конструктор аналитических отчетов;
кроме этого, есть еще 7 дополнительных модулей (приобретаются отдельно).

ЮНИКО – базовые возможности включают:

документооборот с поставщиками. Полезные функции: прием электронных накладных, проверка накладных по справочным базам «Реестр цен» и «База изъятых» и пр.;
интеграция с маркетинговыми ассоциациями и трансляторами акций (ФармХаб, АСНА, ПроАптека и др.);
дополнительный функционал предусматривает интеграцию с карточными проектами и программами лояльности от Пфайзер, ЭйЛили, Астра Зенека, Санофи, Лоймакс, ПроАптека; доступ к собственной базе лекарственных средств «РЛС», содержащей в номенклатуре более 100 000 позиций, и ряд других возможностей.

Почему нужна автоматизация?

Современный фармацевтический рынок развивается настолько быстро, что то, что считалось прорывом еще несколько лет назад, сегодня превратилось в стандарт.

Автоматизация фармацевтической отрасли помогает компаниям наладить производство и сбыт, управлять качеством продукции, наладить коммуникации с аптечными сетями и отдельными торговыми представителями, избегать «серых» и непрозрачных схем на рынке и многое другое. Программы для автоматизации фармацевтики разрабатываются с учетом специфики задач и процессов этой ниши: CRM-системы для фармацевтических компаний, системы управления госпитальными продажами, ERP-системы, системы управления документооборотом и т.д. CRM для фармацевтических компаний, в частности, позволяют собрать в одном интерфейсе все необходимые инструменты управления, а также аналитику и базы данных по врачам лечебно-профилактических учреждений и аптеках.

На уровне аптек и аптечных сетей программы автоматизации помогают повысить эффективность работы, скорость и качество обслуживания клиентов, управлять филиалами, организовать общение сотрудников, обучение и т.д. Комплексная автоматизация аптек позволяет наладить работу со складскими запасами, иметь доступ к реестрам лекарственных средств, организовать бухгалтерский учет, наладить коммуникацию с покупателями, управлять рекламными кампаниями и программами лояльности, и пр. Сюда также относится автоматизация кассовых рабочих мест в аптеках, системы самообслуживания, маркировка препаратов при собственном производстве, автоматизация учета движения товаров в аптеке и многое другое.

Готовый софт или собственная разработка программы для автоматизации аптечной сети?

Будет ли готовое ПО полностью соответствовать вашим пожеланиям? Возможно. Но что, если в какой-то момент ваши требования начнут выходить за рамки одной системы? Или вас заинтересует вопрос о том, например, как создать свою интернет-аптеку в качестве совместимого дополнения к существующему ПО, а такой функционал изначально даже не входил в планы разработчиков?

Готовые системы, скорее всего, будут вас сдерживать и тормозить. И в случае доработки остается риск, что со временем ваша система начнет напоминать лоскутное одеяло или начнет “сыпаться”, угрожая потерей данных, если вы ее уже “переросли”. Любые доработки – это внесение изменений в рамках уже написанного функционала, что всегда дорого и не всегда эффективно.

Если же вы хотите делать нечто прорывное, лучше сразу делать ставку на собственную систему – доверьтесь разработке кастомного решения. Более того, опытный разработчик не только досконально знает особенности своего ПО, но и берет на себя ответственность за качество не только продукта, но также его внедрения и поддержки, что является преимуществом решений «под ключ».

Почему стоит доверить разработку решения для автоматизации аптек Evergreen?

Мы в Evergreen занимаемся разработкой решений для автоматизации бизнес-процессов, высоконагруженных систем, систем с использованием искусственного интеллекта и не только. У наших специалистов есть опыт в создании решений различной степени сложности в зависимости от требований бизнеса: мы учитываем особенности каждой ниши и ваши индивидуальные пожелания. Хотите узнать больше о наших разработках? У вас уже есть конкретные идеи, проект автоматизации вашего бизнеса или интересует разработка интернет-аптеки? Ищете нестандартный подход, а ваши требования превышают возможности систем, доступных на рынке? Обращайтесь к нам, мы с удовольствием создадим для вас подходящее решение.